Blog

310742878_1463820447431630_2912159428047794115_n

เอกสารอะไรบ้าง!? ที่ต้องเตรียมส่งให้กับสำนักงานบัญชี

📑 รายการเดินบัญชี (Bank Statement)
เอกสารตัวแรกนี้เป็นสิ่งที่จำเป็นมากสำหรับการบันทึกบัญชี เพื่อให้เรารู้ว่าเจ้าของกิจการมีการรับเงินและจ่ายเงินเมื่อไรบ้าง ถ้ากิจการไหนมีรายการเดินบัญชีมามากกว่า 1 บัญชี เจ้าของกิจการจะต้องเตรียมข้อมูลรายการเดินบัญชีของทุกธนาคารให้ครบถ้วน เพื่อให้ง่ายต่อการบันทึกบัญชีประจำเดือน ปัจจุบัน เจ้าของกิจการสามารถดาวน์โหลดรายการเดินบัญชีออนไลน์จากธนาคารได้เลย ไม่ต้องเสียเวลาในการไปขอรับเอกสารจากธนาคารอีกต่อไป
ที่สำคัญธุรกิจเดินบัญชีผ่านรายการเดินบัญชีเป็นส่วนใหญ่ นอกจากจะช่วยให้นักบัญชีทำงานง่ายขึ้นแล้ว ยังสามารถช่วยแบ่งแยกเงินระหว่างกระเป๋าส่วนตัวและเจ้าของกิจการไปพร้อมๆ กันด้วยค่ะ
📋เอกสารขาย
เอกสารที่เกี่ยวข้องกับการขายที่นักบัญชีต้องใช้สำหรับการบันทึกบัญชี จะประกอบด้วย
✅ใบแจ้งหนี้
✅ใบกำกับภาษี (กรณีจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มแล้ว)
✅ใบเสร็จรับเงิน
✅ใบรับรองการหัก ณ ที่จ่าย
เอกสารเหล่านี้จะช่วยให้นักบัญชีบันทึกรับรู้รายได้ และการรับเงิน รวมไปถึงภาษีที่กิจการถูกหัก ณ ที่จ่ายไว้ (กรณีเป็นธุรกิจบริการ) ได้อย่างครบถ้วน ถูกต้อง ตามงวดเวลา
📙เอกสารซื้อสินค้า
ในส่วนของการซื้อสินค้า สำหรับกิจการที่ทำธุรกิจซื้อมาขายไป หรือธุรกิจผลิต ต้องมีเอกสารดังต่อไปนี้ส่งให้สำนักงานบัญชี
✅ใบแจ้งหนี้ หรือใบส่งสินค้า/ใบกำกับภาษี จากซัพพลายเออร์
✅ใบรับสินค้า
✅ใบเสร็จรับเงินจากซัพพลายเออร์
เอกสารเหล่านี้ช่วยให้สำนักงานบัญชีรับรู้สินค้าและเจ้าหนี้ได้อย่างถูกต้อง และจัดทำรายงานสินค้าคงเหลือได้ (ถ้าตกลงกันไว้) รวมไปถึงทำรายงานเจ้าหนี้ค้างจ่ายประจำเดือน
📄เอกสารค่าใช้จ่าย
สำหรับเอกสารค่าใช้จ่าย จะเป็นรายการที่นอกเหนือจากการสั่งซื้อสินค้า เช่น ค่าจ้างงานฟรีแลนซ์ ค่าน้ำมัน ค่าเช่า เป็นต้น ซึ่งหลักๆ แล้วเอกสาร 1 ชุด จะประกอบด้วย
✅ใบแจ้งหนี้ หรือใบกำกับภาษี จากซัพพลายเออร์
✅ใบเสร็จรับเงินจากซัพพลายเออร์
✅ใบรับรองการหัก ณ ที่จ่าย
เจ้าของกิจการจะต้องเตรียมเอกสารในข้อ 3 และ 4 ใส่แฟ้มไว้ เรียงตามวันที่ เพื่อส่งให้กับสำนักงานบัญชีทุกๆ เดือน กรณีที่เอกสารขาดหายไป อาจทำให้บันทึกค่าใช้จ่ายหรือเจ้าหนี้ไม่ครบ หรือเคลมภาษีได้ไม่ครบ ฉะนั้นเจ้าของกิจการควรให้ความสำคัญมากๆ เกี่ยวกับเอกสารเหล่านี้
🗒เอกสารเงินเดือน
ในทุกเดือนที่จ่ายเงินเดือนไป เจ้าของกิจการควรจะมีส่งเอกสารให้สำนักงานบัญชีบันทึกค่าใช้จ่ายจำพวกเงินเดือนดังต่อไปนี้
รายงานสรุปเงินเดือน ที่แยกรายละเอียดเงินเดือน เงินเพิ่ม/ลด ประกันสังคม และ หัก ณ ที่จ่าย แต่ละเดือน
เพื่อที่สำนักงานบัญชีจะได้บันทึกรายจ่ายเงินเดือนและรายการหักเงินต่างๆ ในระบบอย่างครบถ้วน
เอกสารทั้ง 5 ข้อที่กล่าวมาเป็นเอกสารที่จำเป็นสำหรับการทำบัญชีแบบปกติในแต่ละเดือน แต่สำหรับกิจการที่มีการทำสัญญาเพิ่มเติม แล้วมีผลเกี่ยวข้องกับงานบัญชี เช่น
✅สัญญาเงินกู้
✅สัญญาเช่าซื้อ
✅สัญญาก่อสร้าง
สัญญาเหล่านี้ก็ควรถูกรวบรวมให้สำนักงานบัญชีด้วยเช่นกัน
ดาวน์โหลดไฟล์เช็คลิสต์เอกสารส่งสำนักงานบัญชี